Externalisation administrative : pourquoi recourir à cette stratégie ?

Il y a beaucoup de choses à dire concernant l’externalisation administrative. Au sein d’une société, les tâches administratives sont souvent effectuées par les employés. Cependant, cela ne signifie pas nécessairement qu’ils ont les qualifications requises pour ce travail. De plus, cela nécessite beaucoup d’investissement en temps. Or, nous savons tous que les journées passées dans les bureaux sont souvent trop courtes pour s’étaler sur des activités chronophages.

Face à cette situation, l’alternative la plus pertinente est de confier la gestion administrative à d’autres professionnels. Ainsi, les employés peuvent se concentrer sur leurs fonctions respectives. Cela permet également d’assurer le bon déroulement des activités de l’entreprise. C’est pourquoi, l’externalisation est une stratégie à mettre en place avant même la mise en place du projet.

L’externalisation administrative est efficace, mais pourquoi ? Découvrez dans cet article les 5 principales raisons qui poussent les dirigeants d’entreprise à y recourir.

Externalisation de services administratifs : aucune contrainte salariale

Il existe plusieurs raisons incitant les entreprises à l’externalisation administrative. Tout d’abord, cette solution permet d’éviter de suivre les formalités liées à l’embauche de personnel. En effet, trouver des personnes compétentes n’est pas une mince affaire. Cela peut prendre beaucoup de temps. Ensuite, l’outsourcing permet d’éviter de supporter les coûts qu’implique un recrutement.

Ainsi, l’entreprise n’a plus à payer les charges fiscales, sociales, les frais de formation ainsi que les congés payés. Par ailleurs, une gestion administrative externalisée signifie que l’entreprise paye la prestation réalisée par le prestataire et non les heures de travail. En d’autres termes, elle ne paye que la prestation dont elle a besoin. Grâce à cela, l’entreprise maîtrise son budget.

Un gain de temps considérable

« Time is money », ce proverbe vient de l’œuvre de Benjamin Franklin. Si on le traduit, cela signifie « pour faire des profits, il faut savoir bien utiliser son temps ». Ce proverbe est valable dans tout ce qu’on fait, surtout dans le domaine professionnel. En effet, chaque minute compte surtout lorsqu’on veut développer rapidement son entreprise. C’est pourquoi, il faut se consacrer entièrement à son « core business ».

Or, lorsque les employés travaillent sur deux projets en même temps, ils n’auront pas assez d’énergie ni de temps pour atteindre les principaux objectifs de la société. De plus, ils peuvent se sentir submergés au travail. Ce qui peut provoquer un burn out. Pour éviter cette situation, la solution reste l’externalisation administrative. Ainsi, les employés gagnent un temps précieux dans la réalisation de leurs tâches.

Un service rapide et opérationnel

En général, une société fait appel à une société de domiciliation pour obtenir une adresse professionnelle. C’est également l’occasion de confier les tâches chronophages telles que la gestion des appels et le traitement des courriers. En effet, une entreprise de domiciliation peut prendre en charge l’externalisation administrative des sociétés domiciliées.

Des personnes compétentes vont s’occuper des tâches administratives à la place de l’entreprise cliente. Ainsi, celle-ci peut se focaliser sur la croissance de ses activités et le bien-être de ses employés. Cependant, ces services complémentaires ne sont pas gratuits. Pour en bénéficier, il faut souscrire à un forfait ou payer une prestation sur mesure.

Externalisation administrative : se recentrer sur l’essentiel

Au sein d’une entreprise, les activités se divisent en deux catégories : les fonctions essentielles et les fonctions secondaires. La première catégorie concerne les activités génératrices de revenus. Elles ont un impact direct sur le développement du chiffre d’affaires de l’entreprise. Par conséquent, elles doivent être prioritaires sur les listes des activités à effectuer.

Puis, il y a les fonctions secondaires. Ce sont généralement des activités supports. En conséquence, elles n’apportent pas de réelle valeur ajoutée. Néanmoins, elles sont indispensables à l’organisation de l’entreprise. C’est pourquoi, elles font souvent l’objet d’une externalisation. Par ailleurs, l’externalisation des opérations administratives permet de gagner en qualité tout en développant l’activité principale.

Une meilleure rentabilité

En déléguant la partie administrative, la société allège son planning. Elle remet entre les mains d’un professionnel les activités secondaires. Cette expertise lui permet de monter en qualité. De plus, les employés peuvent se focaliser sur les actions promotionnelles de l’entreprise. C’est un retour sur investissement garanti, à condition de bien choisir le prestataire.

L’externalisation administrative permet également d’affronter une situation concurrentielle difficile. En effet, dans le monde de l’entrepreneuriat, tout se passe très vite. Il faut être à l’afflux des nouveautés et s’adapter à chaque évolution. Grâce à une compétence externe, la société peut se concentrer sur les objectifs de rentabilité et sur les intérêts de l’entreprise.

Externalisation administrative : la confidentialité des données

L’externalisation de services administratifs, c’est transférer les informations de la société au prestataire. Cela peut effrayer certains dirigeants, car c’est un processus très délicat. C’est pourquoi, il est crucial de se faire accompagner par un partenaire fiable. Celui-ci doit avoir à la fois l’expertise et l’expérience dans son domaine. Ce sont deux conditions requises pour garantir un partenariat à long terme.

Avant de choisir un prestataire, il faut vérifier ces deux éléments. C’est surtout le cas lorsque l’entreprise opte pour une externalisation offshore. En effet, il se peut que l’entrepreneur monte une structure à l’étranger. Pour ce faire, il va faire appel à un prestataire local pour gérer les activités administratives à sa place. Par ailleurs, pour obtenir un travail de qualité, il faut confier ces tâches à un prestataire de confiance.

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