Externaliser son administratif : quels sont les services ?

Des contraintes budgétaires ou la volonté d’accroître la rentabilité de son entreprise peuvent conduire un entrepreneur à externaliser son administratif. De plus, l’externalisation de services a gagné en popularité ces dernières années. En France, 82 % des entreprises y ont recours. Qu’il s’agisse d’une petite entreprise, d’une start-up, d’une PME ou d’une grande société, ils ont adopté la stratégie d’externalisation. Et pour cause, un prestataire externe dispose des ressources nécessaires et des compétences requises pour gérer les services administratifs à distance.

Par ailleurs, la gestion administrative touche plusieurs services. C’est pourquoi, on distingue deux types d’externalisation : l’outsourcing total et l’externalisation partielle. Dans le cas où l’entreprise choisirait la première option, elle va déléguer toutes ses fonctions administratives (gestion RH, financière, facture, données comptables,  secrétariat, etc). En optant pour une gestion partielle, le prestataire va uniquement se concentrer sur une mission précise (par exemple : la comptabilité)

Dans cet article, nous allons voir en détail les activités partielles les plus courantes qui sont externalisées.

Externaliser son administratif : le secrétariat

En premier lieu, le secrétariat est un service qui fait souvent l’objet d’une externalisation. Cette pratique est très répandue auprès des entreprises et des professionnels indépendants qui ne disposent pas de temps pour assurer des tâches organisationnelles. Par ailleurs, l’externalisation administrative peut se faire de manière partielle ou totale. Cela dépend des besoins du donneur d’ordre. Outre le gain de temps, celui-ci se libère des contraintes liées à l’embauche d’un employé en interne.

En effet, un secrétariat externalisé se met en place grâce à un contrat de service entre le prestataire et le client. Le sous-traitant va assurer les activités de secrétariat à la place du client. Parmi ces activités, on peut citer :

• Permanence téléphonique : accueil téléphonique, prise de rendez-vous, gestion d’agenda, etc.
• Rédaction de compte-rendu.
• Gestion des courriers.
• Établissement de factures.
• Transcription audio, etc.

Il est important de souligner que les services de secrétariat varient selon le domaine d’activité de l’entreprise. C’est pourquoi, avant de se lancer dans un projet d’externalisation, il convient de définir à l’avance les activités à externaliser.

Service comptabilité

Externaliser son administratif revient également à confier son service de comptabilité à un prestataire externe. Généralement, ce service se fait en interne. Cependant, avec le développement des technologies, les tâches de comptabilité peuvent se faire à distance. Tout comme le secrétariat externalisé, l’outsourcing peut se faire partiellement ou en totalité. L’externalisation comptable intéresse les entrepreneurs pour trois raisons différentes :

• Leurs obligations comptables sont lourdes à gérer.
• Ils ne possèdent pas les compétences nécessaires pour s’occuper de ces tâches.
• Ils n’ont pas les moyens d’embaucher un expert-comptable en interne.

Par ailleurs, le professionnel en gestion comptable va travailler à distance et sera lié par un contrat avec l’entreprise donneur d’ordre. En confiant les obligations comptables à un prestataire externe, l’entrepreneur peut se concentrer sur son cœur de métier. De son côté, l’expert-comptable va s’occuper des tâches comme :

• La comptabilité générale et analytique.
• La saisie comptable.
• La gestion de la fiscalité.
• La gestion de la paie et les déclarations sociales.
• L’assistance juridique, etc.

Gestion des ressources humaines

Les ressources humaines (RH) forment le pilier de l’organisation d’une entreprise, quelle que soit sa taille. En effet, les activités ne peuvent pas fonctionner sans un travail d’équipe. De ce fait, ce service nécessite une bonne organisation, des outils et des compétences en matière d’obligations légales et de droit du travail. C’est pourquoi, un entrepreneur décide d’externaliser son administratif. Ainsi, le responsable RH peut gérer et fidéliser les talents, améliorer la qualité de vie au travail, s’assurer du bien-être des collaborateurs. Bref, il peut gérer le capital humain de l’entreprise.

L’externalisation des ressources humaines, c’est donc faire appel à un prestataire externe pour gérer les tâches chronophages et à faible valeur ajoutée. La collaboration entre les deux parties peut se faire à court, moyen ou à long terme. Par ailleurs, les entreprises comme les PME choisissent ce service externalisé, car cela leur permet de profiter d’une expertise à moindre coût. C’est le cas d’une externalisation de services administratifs à Maurice. Généralement, les processus RH externalisés concernent :

• Le recrutement.
• La paie.
• La formation.
• Les conseils juridiques
• L’évaluation de performance.

Externaliser son administratif : la gestion de la paie

Bien que la gestion de la paie fait partie des fonctions RH, certaines sociétés veulent uniquement externaliser une partie de son administratif. Autrement dit, elles veulent confier les activités liées à la paie. En effet, ce service est assez complexe à gérer. Face au changement incessant de la réglementation du travail, le traitement des bulletins de salaire s’avère être un véritable casse-tête. Or, cette tâche n’améliore pas la santé financière de l’entreprise. C’est pourquoi, l’externalisation de la paie est une solution pour gagner en flexibilité, tout en diminuant ses dépenses.

Aussi, les entreprises ne veulent pas faire d’ erreurs dans la gestion de leur paie. En effet, cela risque de leur coûter cher. De plus, elles peuvent encourir plusieurs pénalités. Un expert dans le domaine comme une société de gestion de paie externalisée à Maurice peut garantir une prestation de qualité. En plus de réaliser une veille juridique et réglementaire, cette société peut réaliser les missions telles que :

• L’édition des bulletins de salaire.
• Les déclarations sociales.
• La gestion et la maintenance du logiciel de paie.
• Le calcul des primes, congés payés, heures supplémentaires.
• La gestion des salariés : embauche, changement de contrat, licenciement, etc.

En somme, externaliser son administratif permet à une entreprise de ne pas se détourner de son cœur de métier. C’est également l’occasion de bénéficier des conseils d’un professionnel dans ce domaine. Si vous avez un projet d’externalisation administrative en tête, nous pouvons vous aider à le réaliser. N’hésitez pas à nous contacter.