Gestion de paie externalisée : les activités concernées
Une gestion de paie externalisée peut apporter beaucoup d’avantages à votre entreprise. Cependant, la condition de réussite de l’externalisation dépend grandement du prestataire. Celui-ci doit non seulement avoir de l’expertise dans ce domaine, mais il doit également apporter une valeur ajoutée à ce service. En effet, bien que la gestion de la paie soit une activité administrative secondaire, c’est un sujet sensible. Et pour cause, elle traite les données personnelles relatives à vos employés.
De ce fait, vous avez l’obligation de garantir une politique transparente et sécurisée à vos salariés. De plus, vous devez connaître les changements législatifs sur les salaires. A contrario, vous commettez des erreurs qui peuvent coûter cher à votre société. Pour éviter cela, la seule solution est de faire appel à un prestataire spécialisé sur ce sujet. Que vous ayez un seul, une dizaine ou des centaines d’employés, vous pouvez recourir à cette solution.
Quelles sont alors les tâches que vous pouvez confier à un prestataire externe ? Nous allons les découvrir dans cet article.
Gestion de paie externalisée : le calcul des salaires
Tout d’abord, il faut savoir que la gestion de paie est une tâche qui revient au département des ressources humaines ou du service de comptabilité. En effet, les missions sont étroitement liées à ces services. Il s’agit de confier des activités telles que :
- La saisie des informations.
- Le calcul des variables et contrôle des bulletins de paie.
- Le calcul des cotisations salariales et patronales.
- Le virement des salaires.
- L’édition de fiche de paie.
En choisissant de recourir à l’externalisation de la paie, vous confiez les informations personnelles de vos collaborateurs au sous-traitant. Il s’agit des éléments du contrat de travail, des primes, des absences, des congés, des heures supplémentaires, etc. Tous ces éléments permettent au prestataire de bien gérer le calcul des salaires de vos employés.
Le contrat de travail
Par la suite, vous devez savoir que le traitement des salaires est lié à l’évolution du contrat de travail de votre collaborateur. Lorsqu’un nouveau salarié intègre votre société, il faut le déclarer aux organismes sociaux, mutuelles, etc. Par ailleurs, une cessation de contrat prend en compte le calcul du solde de tout compte, la remise d’une attestation d’emploi ou encore le départ à la retraite.
C’est pourquoi, en optant pour une gestion de paie externalisée, il est impératif que vous communiquiez les changements et les évènements relatifs à vos salariés à l’entreprise sous-traitante. En effet, celle-ci a besoin de ces informations (arrivée, cessation de contrat, arrêt de travail, etc.) pour bien calculer les rémunérations et éditer des bulletins de paie conformes au contrat du travail.
Gestion de paie externalisée : une veille juridique
Outre la collecte des données et des calculs des salaires, l’entreprise spécialisée en gestion de paie externalisée doit également suivre les évolutions régulières des lois. En France, la législation relative aux salaires est très complexe. En effet, les règlements changent à répétition. Il en est de même pour le calcul des salaires. Cela varie en fonction de l’évolution du droit de travail.
Par conséquent, votre entreprise n’a pas toujours les moyens ni le temps nécessaires pour effectuer constamment une veille juridique. Pour ce faire, la solution est d’externaliser la paie. Tous les évènements relatifs au traitement du bulletin de salaire sont pris en compte sans jamais sortir du cadre légal. En conséquence, vous évitez de faire des erreurs.
Les déclarations sociales
L’avantage de l’outsourcing ou externalisation de service est que vous payez l’ensemble d’une prestation. Toutefois, la facture à payer dépend de plusieurs éléments, notamment des missions que vous confiez au prestataire. Parmi ces missions, vous pouvez également transférer l’établissement des déclarations sociales. Pour une société française, ce sont des déclarations obligatoires.
Il s’agit de la Déclaration Sociale Nominative (DSN), ou la DUE (Déclaration Unique d’Embauche). L’externalisation de la paie vous permet de vous soulager de cette gestion des ressources humaines. Cependant, ce service n’est pas souvent inclus dans le tarif de base d’un prestataire. Autrement dit, pour bénéficier de la dématérialisation de ces déclarations, vous devez effectuer un paiement supplémentaire.
Gestion de paie externalisée : quelle est la solution la plus économique ?
Une gestion de paie externalisée est souvent une alternative pour réduire vos dépenses. En effet, une gestion interne n’est pas l’approche la plus rentable. Et pour cause, si vous choisissez cette option, vous devez investir dans plusieurs ressources comme l’équipement informatique, le logiciel de paie, la formation pour votre équipe RH et comptabilité. De plus, vous devez vous mettre à jour sur la gestion du personnel, les changements des règles fiscales et les délais comptables.
Une omission de votre part peut entraîner de lourdes conséquences financières et administratives. C’est pourquoi, l’externalisation de service reste la meilleure solution. Cependant, faire appel à un expert-comptable externe qui se trouve en France est assez coûteux. Pour minimiser encore plus vos dépenses, vous devez choisir une stratégie plus économique, celle de l’externalisation offshore.
Chez Activ Solution, nous avons un service spécialisé en gestion de paie française. Nos experts connaissent parfaitement l’actualité sociale et peuvent assurer la conformité de vos bulletins de paie. Mettez toutes vos chances pour réussir et choisissez d’externaliser votre paie à Maurice !
