Qu’est-ce que l’externalisation de services administratifs ?

L’externalisation de services administratifs n’est pas un nouveau terme pour les dirigeants d’entreprise. Il s’agit de bénéficier de l’assistance d’une entreprise externe dans la réalisation des tâches administratives. En effet, force est de constater que ces tâches représentent une part importante du travail quotidien. De plus, cela éloigne le chef d’entreprise et ses employés de leurs objectifs : développement du chiffre d’affaires, fidélisation et acquisition de clients, pérennité de la société.

De ce fait, pour ne pas se sentir submergé par des tâches chronophages, ils recourent à cette pratique. C’est également un moyen de se concentrer sur leurs missions principales et sur l’accompagnement de leurs clients. Par ailleurs, ils peuvent procéder à une externalisation partielle ou totale de ses missions. Cela dépend de leurs besoins.

Dans cet article, nous allons parler de tous les éléments essentiels qui tournent autour de l’externalisation de services administratifs : définition, avantage, procédé, etc.

Comment gérer l’administratif de son entreprise ?

La gestion administrative d’une entreprise peut se faire de deux manières différentes. La première consiste à embaucher un ou plusieurs salariés supplémentaires. Les employés vont travailler au sein de la société. Cette option est intéressante lorsque la société dispose des moyens financiers nécessaires pour recruter du personnel en interne. Cependant, aujourd’hui, les entreprises privilégient une autre solution plus rapide et moins coûteuse : l’outsourcing ou externalisation de service.

Cela consiste à travailler avec un prestataire externe. Tout ce qui touche à l’administratif sera transféré vers ce prestataire. Celui-ci possède les ressources humaines et matérielles pour gérer à distance les activités. Par ailleurs, il ne s’agit pas d’une simple délégation d’activités. En effet, le prestataire va assurer un véritable accompagnement à l’entreprise donneur d’ordre. Il peut apporter des conseils, formuler des recommandations stratégiques et assurer des missions fonctionnelles.

Quand faut-il recourir à l’externalisation de services administratifs ?

Une entreprise peut recourir à l’externalisation de services administratifs durant deux étapes de sa vie. En premier lieu, l’entrepreneur doit suivre des processus obligatoires avant la création de son entreprise. Il s’agit des démarches administratives telles que la rédaction du statut de la société, son immatriculation, sa domiciliation, l’ouverture d’un compte bancaire professionnel, etc. Durant cette période, il peut se faire accompagner par une société de gestion et de création d’entreprise. De cette manière, il confie ces tâches administratives au prestataire.

Puis, une fois l’entreprise créée, il faut s’occuper d’autres tâches administratives. Ici, il s’agit de missions non-stratégiques comme le secrétariat, la comptabilité, la gestion des employés. Bref, toutes les missions liées à l’administratif de la société. Bien qu’elles soient des tâches secondaires, elles sont essentielles pour le bon fonctionnement de la société. L’externalisation permet de se libérer du temps pour se focaliser sur le cœur de métier de la société.

Quels sont les avantages de l’externalisation de services administratifs ?

TPE, PME ou grande société… Toutes les entreprises ont la possibilité d’externaliser leurs activités administratives. Cependant, avant de se lancer dans cette nouvelle organisation, on se pose toujours la question suivante : quels bénéfices peut-on tirer de cette méthode ? En voici quelques-uns :

• Gain de temps

Comme nous l’avons dit en introduction, les tâches administratives prennent beaucoup de temps et sont parfois répétitives. S’en décharger est le meilleur moyen de se focaliser sur les activités à plus forte valeur ajoutée. De plus, on peut y recourir à n’importe quel moment.

• Gain financier

Lorsqu’un entrepreneur décide de créer une société à l’étranger, recourir à un prestataire coûte moins cher que de se lancer seul dans les démarches administratives. En effet, le tarif des prestations est clairement défini dans un contrat. De ce fait, il peut optimiser son budget.

• Gain de performance

Outre le gain de temps et d’argent, faire appel à un sous-traitant permet de bénéficier d’un service de qualité et d’un véritable professionnalisme. Cependant, tous les prestataires ne sont pas fiables. C’est pourquoi, il convient de bien préparer en amont certaines choses avant d’externaliser.

Comment ça marche en pratique ?

Nous avons vu que l’externalisation de services administratifs présente de nombreux avantages. Mais pour qu’elle soit efficace, il est primordial de bien préparer ce projet. Pour ce faire, il faut suivre ces trois étapes :

• La rédaction d’un cahier des charges

Que ce soit avant ou après la création de l’entreprise, il faut formaliser les besoins de l’entreprise à travers le cahier des charges. De cette manière, il est plus facile pour l’entreprise de recevoir des offres adaptées à ses contraintes.

• Le choix du prestataire

Une société fonctionne correctement lorsque toutes ses branches d’activité sont convenablement gérées. De ce fait, une relation de confiance doit s’installer entre l’entreprise donneur d’ordre et le sous-traitant. Un prestataire fiable est également celui qui a une bonne réputation et de l’expérience dans le domaine.

• La rédaction d’un contrat

La signature d’un contrat marque le début de la collaboration entre le prestataire et son client. Grâce à ce document, chaque partie doit remplir ses obligations respectives. Ce point est très important surtout lorsque la société fait appel à un prestataire offshore.

Quels sont les services que nous proposons ?

Activ Solution est une société spécialisée en création de société offshore à Maurice. Nous avons mis en place des services sur-mesure pour répondre aux besoins des entrepreneurs étrangers. En effet, vous pouvez gérer à distance votre société, nous nous occupons du reste. Autrement dit, nous vous accompagnons dans les procédures à la mise en place de votre projet à Maurice. De ce fait, faire appel à nos services vous permet de nous confier une partie ou la totalité de votre gestion administrative.

C’est pourquoi, nous proposons l’externalisation de vos services administratifs à Maurice :

• La domiciliation provisoire ou définitive de votre entreprise.
• La gestion de votre back-office.
• Le service de secrétariat.
• La gestion de votre ligne téléphonique.
• L’ouverture de votre compte offshore.
• Les démarches relatives à la création de votre société à Maurice.
• Les conseils juridiques et fiscaux.
• L’assistance à votre installation.

Pour résoudre les problèmes liés à la partie administrative, il n’est plus question d’augmenter la masse salariale ni de réaliser soi-même les démarches nécessaires. Il suffit de confier ce service à une autre entreprise qui mettra son savoir-faire au profit de votre société.