LES ÉTAPES D’UNE EXTERNALISATION DE SERVICE A L’ÎLE MAURICE

Externalisation de service à l’île Maurice : les facteurs à prendre en compte

L’externalisation de service à l’île Maurice n’est pas un nouveau terme. C’est une pratique courante des microentreprises, les petites et moyennes entreprises (PME), ainsi que les grandes entreprises européennes. Il s’agit de transférer une partie ou la totalité d’une fonction ou d’un service à un prestataire spécialisé basé à Maurice. De ce fait, une collaboration se base sur les engagements des deux parties : le prestataire et le donneur d’ordre. C’est là qu’entre en jeu le contrat d’externalisation.

Le contrat d’externalisation, également appelé contrat d’outsourcing est un document légal qui lie l’entreprise externalisatrice à son client. Les responsabilités de chaque acteur ainsi que les points clé du processus sont précisés dans ce document. Il s’agit de déterminer les conditions requises pour la réussite de la collaboration. Par ailleurs, il faut prendre en compte différentes étapes avant d’arriver à ce type de contrat.

Activ Solutions Maurice vous propose de découvrir dans cet article les phases obligatoires à suivre pour aboutir à un contrat équilibré.

Première étape : la phase précontractuelle

Tout d’abord, il est nécessaire de savoir quel est le type de service externalisé. Ensuite, votre entreprise doit déterminer les besoins et les objectifs que vous attendez de la part du prestataire. Pour ce faire, vous devez rédiger un cahier des charges bien étoffé. Il s’agit d’un document très important. De ce fait, vous êtes dans l’obligation de l’évaluer avec précision. Ce document indique les responsabilités du prestataire quant à la réalisation des tâches.

Chez Activ Solutions Maurice, nous réalisons des audits afin de connaître les caractéristiques techniques et juridiques de votre entreprise. Par la suite, toujours dans une démarche de transparence, nous vous offrons des conseils ainsi que les informations utiles concernant votre projet d’externalisation offshore. Enfin, notre équipe vous expliquera les méthodes que nous allons utiliser pour encadrer la mission que vous nous confiez.outsourcing-externalisation de service à l'île Maurice-activsolutions

Seconde étape : la rédaction du contrat

Une fois toutes les modalités établies, nous pouvons passer à l’étape suivante. Il s’agit de la mise en place du contrat d’outsourcing. Comme susmentionné, ce contrat précise point par point les responsabilités de chaque partie. En effet, il doit refléter les exigences et les indicateurs de qualité attendus par l’entreprise donneur d’ordre. En d’autres termes, le contrat évoque tous les besoins discutés lors de l’établissement du cahier des charges.

Il doit également définir le coût du service externalisé. Dans ce cas, il y a deux points à retenir. D’abord, le tarif est forfaitaire lorsque les prestations sont définies à l’avance. Ensuite, le prix peut évoluer en fonction des coûts de production et des évolutions souhaitées par l’entreprise cliente. Généralement, le contrat d’externalisation évoque aussi les éléments quantifiables qui permettent de déterminer si le service n’est pas exécuté correctement. Par conséquent, le contrat peut prévoir un système de pénalités.

Dernière étape : le suivi

Après la signature du contrat, il est important de suivre son exécution. C’est la dernière phase de l’externalisation. Désormais, il n’est plus question de gérer en interne l’activité. En effet, le service est entre les mains du prestataire. C’est pourquoi, il est utile de faire un suivi périodique des prestations. Cela permet d’examiner le niveau de compétence de la société d’externalisation. Par conséquent, vous pouvez savoir si l’objectif est atteint sur la période déterminée dans le contrat.

En effet, pour que l’externalisation soit efficace, il est nécessaire de contrôler et de superviser la prestation. Chez Activ Solutions, nous avons une équipe dédiée pour vous fournir les éléments quantifiables évoqués plus haut. Ainsi, vous avez un suivi régulier de l’évolution du service. Cependant, il est également possible d’adapter le contrat à vos nouveaux besoins. Pour cela, après une examination des deux parties, les indicateurs de performance peuvent être ajoutés ou modifiés.

Les autres facteurs à prendre en compte

Comme tout autre contrat de collaboration, le contrat d’externalisation peut évoquer une clause de réversibilité. Cela signifie que l’entreprise cliente peut transférer l’activité à un autre prestataire. Ou alors, elle ré-internalise le service, c’est-à-dire que la société reprend l’activité en interne. En effet, une société rompt un contrat pour de nombreuses raisons. Cela peut arriver en cas de défaillance du prestataire ou de l’inexécution du contrat établi.

La clause de réversibilité doit établir certaines modalités pour éviter une difficulté de négociation. De plus, cette étape peut légalement contraindre le donneur d’ordre. Toutefois, force est de constater que les entreprises ne reprennent pas leurs activités en interne lorsqu’elles effectuent une externalisation de service à l’île Maurice. En tout cas, cela se fait très rarement, pour ne pas dire pas du tout. En bref, la clause de réversibilité est surtout théorique.

Pour résumer, en confiant une activité à un prestataire à Maurice, vous devez suivre des étapes précises. L’aboutissement à un contrat relève d’un choix mûrement réfléchi. C’est pourquoi, Activ Solutions vous offre un accompagnement personnalisé avant, pendant et après la réalisation de votre projet. Maintenant, êtes-vous prêt à externaliser ?

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