Externalisation de la réception d’appels : pourquoi et comment ?

Externalisation de la réception d’appels : une solution pour votre activité

La gestion de la réception d’appels fait partie des tâches les plus chronophages dans une entreprise. C’est pourquoi, elle fait souvent l’objet d’une externalisation. De plus, depuis la crise sanitaire, la relation client à distance est très sollicitée. Malgré l’arrivée des nouveaux canaux de communication digitale, le téléphone reste indispensable pour contacter une entreprise. De ce fait, il n’est pas étonnant que votre société reçoive des appels téléphoniques tous les jours.

Que ce soit un appel de la part de vos clients ou d’autres contacts, il est impératif de savoir gérer cette tâche. Comme il a été précédemment dit, c’est une activité qui prend beaucoup de temps. Et face à débordement d’appels, il est certain que votre équipe se retrouve en difficulté. Face à cette problématique en temps et en organisation, la solution est de faire appel à un expert.

De ce fait, quel prestataire faut-il choisir pour réussir une externalisation de la réception d’appels ? Quelles sont les techniques utilisées par votre prestataire pour améliorer la gestion de vos appels entrants ? Quels avantages pouvez-vous en tirer ? Réponses.

Où peut-on externaliser la réception d’appels ?

L’externalisation de la réception d’appels se fait généralement auprès d’un centre d’appels ou call center. En effet, ce dernier est un professionnel dans le domaine de la gestion des appels téléphoniques. Il est à rappeler qu’un call center peut gérer vos appels sortants ainsi que vos appels entrants. De ce fait, les services qu’il propose peuvent se différencier en fonction des besoins de votre entreprise. Des agents formés prennent en charge la réception des appels téléphoniques de vos clients, fournisseurs et prestataires.

En choisissant d’externaliser ce service à l’étranger, c’est-à-dire auprès d’un call center offshore, vos appels entrants sont gérés avec efficacité. Par exemple, l’externalisation de service client à Maurice vous permet d’avoir une équipe externe qualifiée et à coût abordable. Cependant, une plateforme de réception d’appels peut également gérer :

  • La prise de rendez-vous
  • Le service après-vente (SAV)
  • La prise de commande
  • Le service de secrétariat

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Centre d’appels : comment gère-t-il votre relation client ?

Tout d’abord, une bonne relation client se base sur les compétences et la qualité du service du centre d’appels. En effet, si vos contacts ont eu une expérience positive, ils feront appel à vos services dans le futur. C’est pourquoi, vous devez leur offrir un accueil téléphonique de qualité. En optant pour une externalisation de la réception d’appels, vous pouvez à la fois satisfaire et fidéliser votre clientèle. Toutefois, la condition sine qua non est de trouver un call center performant.

Pour cela, vous pouvez évaluer les compétences de la plateforme téléphonique grâce à ces éléments :

  • La qualité de l’accueil : l’accueil téléphonique doit être soigné, car il véhicule l’image de votre société.
  • La disponibilité du service client : vos clients doivent être en mesure d’appeler votre entreprise à des horaires flexibles.
  • Le respect de vos consignes : le call center doit suivre les procédures que vous avez établies.
  • Le traitement de la demande : l’agent doit offrir une solution personnalisée à chaque appel.

Externalisation de la réception d’appels : les avantages

Lorsque vous confiez la gestion de vos appels entrants à un call center à Maurice par exemple, le premier avantage est le gain de compétitivité tout en réduisant vos charges. En effet, l’externalisation de la réception d’appels vers une destination offshore est moins coûteuse. Vous payez une prestation complète. De son côté, le centre d’appels met à votre disposition un personnel expérimenté. Les équipements et matériels sont également fournis par le prestataire.

En plus d’un allègement des charges, un service client externalisé permet à votre équipe en interne de se consacrer pleinement à leurs activités principales. Par ailleurs, en choisissant un pays où les horaires de travail sont plus flexibles, vous proposez à vos clients un service de permanence téléphonique disponible le week-end et les jours fériés. Enfin, externaliser la réception d’appels permet de faire un retour sur investissement de manière rapide.

Externaliser vos appels entrants : trouver votre prestataire à l’île Maurice

L’externalisation de la réception d’appels à Maurice est avant tout une solution stratégique. Au-delà de l’optimisation des coûts, votre entreprise améliorera sa notoriété et son image sur le marché. En effet, l’île Maurice possède une main d’œuvre compétente et qui maîtrise les métiers de la relation client et l’externalisation de services à Maurice. Cependant, peu importe la zone géographique où vous allez externaliser vos appels téléphoniques, il est toujours important de choisir un partenaire fiable.

Cela vous évite de perdre du temps et d’investir inutilement. Pour trouver votre prestataire idéal, vous pouvez vous adresser à notre service chez Activ Solutions. En effet, nous accompagnons les entreprises dans la réalisation de leur projet d’externalisation à Maurice. Par ailleurs, vous pouvez également délocaliser la gestion de votre service client. Là encore, nous avons la solution adaptée à vos besoins. Quelle que soit votre décision, nous serons à votre écoute.

La gestion des appels entrants est primordiale pour votre société. Pour pouvoir fidéliser vos clients, il faut leur donner une bonne impression et leur montrer votre professionnalisme. Pour atteindre cet objectif, la meilleure alternative est d’externaliser cette tâche auprès d’un centre d’appels offshore à l’île Maurice.

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