Externalisation administrative : en quoi consiste-t-elle ?
Aujourd’hui de nombreuses sociétés font appel à des agences d’externalisation administrative pour gérer leurs activités au quotidien. En effet, les tâches administratives représentent une part importante du temps de travail dans une entreprise. Bien qu’elles ne soient que des fonctions support, elles sont tout de même indispensables dans la vie d’une société. Ainsi, les PME/TPE et les grandes entreprises confient leurs services administratifs à des spécialistes.
De cette manière, elles peuvent se focaliser sur d’autres activités telles que la création de nouveau produit et service ou encore l’amélioration de la visibilité de l’entreprise. Avant de procéder à une externalisation, toute entreprise doit connaître les difficultés qu’elle rencontre sur le plan administratif. Ainsi, il sera plus facile de savoir les activités à externaliser en priorité. De plus, cela permet d’identifier le prestataire qui convient au projet.
Découvrez dans cet article ces différents types de services d’externalisation administrative. Mais avant cela, voici une astuce qui vous aidera à connaître les activités à externaliser.
Quelles sont les différentes tâches administratives ?
En quelques mots, l’externalisation administrative apporte beaucoup d’avantages économiques surtout lorsqu’on opte pour une externalisation offshore. La raison est que la société offshore, c’est-à-dire l’entreprise d’externalisation dispose de tous les moyens techniques et humains pour réaliser les missions. Par la suite, il existe différents types de prestataires. D’un côté, il y a ceux qui proposent une grande variété de services. Et de l’autre côté, il y a ceux qui se spécialisent dans un domaine précis.
- Le prestataire de service généraliste
Comme son nom l’indique, c’est une entreprise qui propose une gestion complète ou partielle des services administratifs classiques. Cela concerne : le secrétariat, les travaux bureautiques, ou encore la permanence téléphonique.
- Le prestataire de service spécialisé
Il s’agit d’une entreprise d’externalisation administrative qui offre une prestation adaptée à un service spécifique. En guise d’exemple, ils peuvent se charger de la gestion de paie, le service de comptabilité ou la gestion des ressources humaines.
Comment connaître les tâches à externaliser ?
Le service administratif comporte une multitude d’activités. Certaines entreprises transfèrent toute la gestion administrative à leurs prestataires. Tandis que d’autres optent pour une externalisation partielle. Dans les deux cas, il est toujours important d’identifier les tâches à externaliser. Si vous ne les avez pas encore déterminées, vous pouvez vous poser les questions suivantes :
- Quelles sont les tâches trop répétitives et chronophages ?
- Certaines tâches exigent-elles des compétences plus accrues ?
- Quels sont les coûts d’une externalisation de services administratifs ?
- L’entreprise souffre-t-elle d’un manque de personnel temporaire ou structurel au niveau administratif ?
En répondant à ces questions, vous serez capable de cibler les tâches concernées par l’externalisation de services administratifs. Ensuite, vous pouvez passer à l’étape suivante : la recherche du prestataire. En effet, c’est également un élément crucial pour la réussite de votre projet d’externalisation.
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