L’EXTERNALISATION DE SERVICE POUR FAIRE FACE À LA CONCURRENCE

L’externalisation de service est la solution pour la pérennité de votre société

L’externalisation de service ou outsourcing en anglais consiste à faire appel à un prestataire externe pour gérer une ou plusieurs activités d’une entreprise. Dans ce contexte, deux acteurs entrent en jeu : le donneur d’ordre et l’exécutant. Le donneur d’ordre, comme son nom l’indique, son rôle est de donner les missions à effectuer. Tandis que l’exécutant est celui qui réalise ces missions en externe. C’est une pratique très courante dans le monde professionnel. Par ailleurs, il existe plusieurs types d’externalisation : onshore, nearshore et offshore.

Cela dépend de la zone géographique où les activités se déroulent. Actuellement, les donneurs d’ordre s’intéressent à l’externalisation offshore. D’autant plus qu’il existe une myriade de pays où des prestataires en externalisation ont établi leur adresse de domiciliation. C’est le cas du petit pays insulaire de l’Océan Indien : l’île Maurice. En effet, ce pays dispose de tous les atouts nécessaires pour attirer les donneurs d’ordre occidentaux.

De ce fait, à quel moment doit-on faire appel à un prestataire externe? Comment faire si celui-ci est domicilié à l’étranger ? Quels sont les risques liés à ce processus ?

L’externalisation de service : quand faut-il y recourir ?

Dans un marché en perpétuelle évolution, il est important de savoir adopter les bonnes stratégies. L’externalisation en fait partie. En effet, si de nombreuses entreprises s’orientent vers cette technique, c’est qu’elle apporte des avantages considérables. Par ailleurs, les donneurs d’ordre se posent souvent la question suivante : à quel moment faut-il envisager l’externalisation de service ? Pour répondre à cette question, il faut prendre en compte plusieurs cas de figures.

Il faut externaliser lorsque :

  • Ce n’est pas votre métier
  • Vous n’avez pas les moyens financiers nécessaires pour embaucher des ressources en interne
  • Vos collaborateurs n’ont pas de temps ni les compétences requises pour exécuter les tâches
  • Votre société rencontre des difficultés à se développer
  • Vous voulez payer un service clé en main
  • Vous souhaitez apporter une valeur ajoutée au service externalisé

L’externalisation de service : comment choisir un prestataire offshore ?

La réussite de votre projet d’externalisation de service dépend en majorité du prestataire que vous allez choisir. Par ailleurs, il se peut que l’entreprise soit domiciliée dans un pays étranger. Si vous optez pour une externalisation offshore à Maurice par exemple, une recherche sur internet ne suffit pas. Bien évidemment, vous aurez un large choix de prestataires à votre disposition. Ils vous garantiront un résultat optimal. Toutefois, pour être sûr de l’efficacité de votre futur partenaire, il convient de réaliser un test.

Il s’agit pour le prestataire d’effectuer une période d’essai. Si le test est concluant, dans ce cas, vous pouvez signer le contrat d’externalisation. Dans le cas contraire, vous pouvez mettre fin à la collaboration et chercher un nouveau prestataire. Bien que l’évaluation soit gratuite, cette étape peut prendre du temps. De ce fait, pour accélérer votre recherche, vous pouvez vous baser sur l’expérience et les avis des entreprises qui ont déjà collaboré avec le prestataire. Ainsi, vous pouvez finaliser votre choix.

Comment anticiper les risques de l’externalisation de service ?

L’externalisation de service apporte de nombreux avantages à une entreprise. Cependant, il faut garder à l’esprit qu’elle présente également certains risques. Voici quelques astuces pour les éviter ou pour mieux les gérer.

Une dépendance à votre prestataire 

Avant votre collaboration, il faut mettre en place un contrat d’externalisation clair et précis. Par ailleurs, la durée du contrat doit être stipulée dans ce contrat. Ainsi, vous pouvez faire appel aux services du prestataire pendant une période à court terme ou durant un débordement d’activité.

Une perte de contrôle

Une externalisation de service à Maurice procure un avantage financier. Toutefois, la distance peut entraîner une perte de contrôle. Pour éviter cette situation, la solution est d’effectuer un suivi régulier lors des réunions mensuelles ou hebdomadaires.

Un résultat non conforme à votre demande

En ayant recours à une externalisation administrative, vous espérez un bon résultat. Dans le cas contraire, pour éviter une mauvaise interprétation de votre demande, il faut établir une feuille de route. Ce document va définir les objectifs et les indicateurs de résultats que vous attendez.

Quelques recommandations à prendre en compte

En choisissant de suivre la voie de l’externalisation de service, il est nécessaire de prendre quelques mesures. Outre l’anticipation des risques, il faut également être vigilant sur certains points.

Le choix du prestataire

Vous devez choisir un prestataire maîtrisant l’activité que vous allez externaliser. En effet, un débutant peut prendre du temps et commettre des erreurs. C’est pourquoi, il est préférable de se tourner vers une structure ayant plus d’expérience dans le domaine. En guise d’exemple, pour une externalisation téléphonique, il est conseillé de recourir aux services d’un centre d’appels dont le cœur de métier est la gestion des appels téléphoniques.

Le coût de l’externalisation

L’avantage de faire appel à un prestataire est la réduction de vos dépenses. En effet, vous payez un ensemble de service. Le coût total doit être transparent dans le contrat d’externalisation. Vous ne devez pas payer des imprévus comme la maintenance informatique ou l’achat de logiciels. De ce fait, soyez attentif aux tarifs proposés par votre prestataire. Ainsi, vous maîtrisez votre budget et évitez de doubler vos charges.

En outre, l’externalisation de service touche divers domaines sur différents marchés. Pour bénéficier d’un bon résultat, il n’y a pas de solution miracle. Qu’il s’agisse d’une externalisation offshore ou non, la seule condition est de bien choisir votre prestataire.

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